Abrechnungszeitraum
Der Abrechnungszeitraum, also der Zeitraum, für den der Vermieter die Betriebskosten/Heizkosten abrechnet, darf maximal ein Jahr sein.
Es muss nicht notwendigerweise kalenderjährlich (01.01. – 31.12.) abgerechnet werden.

Der Abrechnungszeitraum muss von den Vertragsparteien festgelegt werden und ist dann in den Folgejahren einzuhalten. Auch kürzere Abrechnungszeiträume sind grundsätzlich zulässig.

Abrechnungszeiträume von mehr als 12 Monaten stellen in der Regel keine ordnungsgemäße Abrechnung dar – Nachforderungsansprüche sind damit gefährdet!


Abrechnungsfrist
Der Vermieter muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungs-
zeitraums über die Betriebskosten/Heizkosten abrechnen. Das bedeutet bei einer kalenderjährlichen Abrechnung (01.01. – 31.12.), dass bis spätestens 31.12. des Folgejahres abgerechnet werden muss!

Beispiel:   
Abrechnungszeitraum 01.01.2006 bis 31.12.2006
Abrechnung bis spätestens 31.12.2007

Bis zu diesem Zeitpunkt muss die Abrechnung dem Mieter beweisfähig zugegangen sein – Sie sollten diese Frist nicht ohne Not voll ausschöpfen. Eventuelle Fehler in der Abrechnung können Sie auch später korrigieren – das darf allerdings nicht zu Mehrbelastungen der Mieter führen.


Widerspruchsfrist
Diese Frist ist sehr lange. 12 Monate nach dem Zugang der Abrechnung kann der Mieter reklamieren. Diese Einwendungen müssen allerdings ausreichend konkret sein. Es reicht also keinesfalls aus, „dass die Kosten viel zu hoch seien“.


Nachforderungsanspruch
Ihr Nachforderungsanspruch verjährt in der Regel schon nach 3 Jahren – bis zu diesem Zeitpunkt muss Klage eingereicht worden sein.


Mietvertragliche Regelung der Betriebskosten
Entgegen der gängigen Praxis ist hier weniger eindeutig mehr.

Es genügt beim Abschluss eines Mietvertrages der Hinweis, dass die Neben-
kosten nach Anlage 3 zu § 27 II. Berechnungsverordnung zu zahlen sind. Auch die Festschreibung eines Umlageschlüssels ist nicht notwendig. Damit können  regelmäßig alle angefallenen Betriebskosten nach billigem Ermessen umgelegt werden. Auf die Sonderproblematik der „Sonstigen Betriebskosten“ kann hier nicht eingegangen werden.


Mietvertragliche Regelung der Betriebskosten
Entgegen der gängigen Praxis ist hier weniger eindeutig mehr.


BGH-Urteile

Nutzerwechselgebühr nicht umlagefähig!
Nach neuester Entscheidung des Bundesgerichtshofes gehören die Nutzer-
wechselgebühren nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten, da diese von Ihrer Art her nicht laufend (regelmäßig) anfallen. Aber der regelmäßige Anfall von Kosten ist das wichtigste Kriterium bei der Definition der umlagefähigen Betriebskosten, so der BGH.